In zeven stappen Horizon 2020 binnenhalen
In 7 stappen naar Horizon 2020

Gemeente Rotterdam haalde als penvoerder vorig jaar een subsidiebedrag van bijna 18 miljoen euro binnen via het Ruggedised-programma van Horizon 2020. Hoe kregen ze dat voor elkaar?

Dit is een verkorte versie van een artikel in vakblad BT. Klik hier voor meer informatie over dit vakblad over regionale economie en innovatiekracht.

De Horizon 2020-pot is een aantrekkelijk middel voor Europese steden voor het stimuleren van technologische en niet-technologische innovaties. Van de 18 miljoen euro voor het consortium is 5,4 miljoen euro bestemd voor projecten in Hart van Zuid. Geld dat wordt gebruikt om innovatieve en duurzame toepassingen en nieuwe samenwerkingsvormen mogelijk te maken in de wijk. Eric Feenstra en Kathrin Braun van adviersbureai Uniresearch blikken terug en staan stil bij 7 cruciale momenten tijdens de aanvraag- en uitvoeringsfase.

1. Het startmoment
Aan het assembleren van het samenwerkingsverband moet ruim een jaar van tevoren begonnen worden, voor een goede aanvraag. De laatste drie à vier maanden bestaan vooral uit intensief schrijven, maar daarvoor is het enige waaraan gewerkt wordt het bouwen van een goed samenwerkingsverband. Dit samenwerkingsverband ontstaat naar behoefte van expertise. Tenderen is niet verplicht omdat het een subsidieaanvraag is, dat is eigenlijk al de tender waar je je met z’n allen voor inschrijft.

2. Het gebied
Horizon 2020 kent verschillende voorwaarden. Het project is gebonden aan een gebied en het budget voor een stedelijke vernieuwing moet ook zijn goedgekeurd. Het bedrag van de Europese Commissie moet gebruikt worden voor het stimuleren van innovaties, maar vooral voor het uitwisselen van informatie en ervaringen. Ook moet door het geld de impact van technologische en niet-technologische uitvindingen op Europese schaal worden vergroot, bijvoorbeeld te zien bij het smart maken van gebouwen in het voorgedragen gebied.

3. De projecten
De projecten die worden geïnitieerd moeten stuk voor stuk originele projecten zijn en moeten dus niet verward kunnen worden met andere projecten in Europa. Als je aanvraag eenmaal is goedgekeurd, heb je een inspanningsverplichting en moet je dus actief met het project aan de slag. Mocht je dit niet doen, kan de Europese Commissie in het ergste geval besluiten het project te stoppen. Voor het afronden van alle contracten met de partners van het samenwerkingsverband en met het EC en daarna het project te starten zijn nog maximaal acht maanden nodig. Het gehele proces van het aanvragen duur dus bijna twee jaar.

4. Het consortium
In de aanvraag moet het duidelijk zijn waarom deze partnersteden gekozen zijn. Het komt vaak voor dat er weinig eenwording is tussen de innovaties en de projecten in de verschillende steden. Ruggedised bestaat uit zes steden met gemeenschappelijke eigenschappen. Eurocities is het medium waar Rotterdam gebruik van heeft gemaakt. Het is een soort datingsites voor penvoerders. Op basis van een profiel worden zo de juiste partners gezocht. Maar de grens van het samenwerkingsverband ligt niet enkel bij de zes steden. In totaal zijn er 34 partijen met Nederlandse partners bij het samenwerkingsverband betrokken. Al deze partijen ontvangen ook een subsidie voor hun inzet, maar de gemeente Rotterdam heeft de leiding.

5. De criteria
Op verschillende facetten wordt je plan beoordeeld. Innovatie is een vereiste, maar het is belangrijk dat het niet te innovatief wordt. Het plan moet uitvoerbaar zijn, op technologisch en organisatorisch niveau. Aanvragen worden beoordeeld op excellence, impact en implementation. Bij excellence wordt er gelet op de mate van vernieuwing. Bij impact wordt er naar de effecten van het project gekeken. Implementation kijkt naar de uitvoering. 

6. De gunning
De inzendingen worden geëvalueerd door een groot team aan experts. Tussen zes experts moet uiteindelijk een overeenstemming ontstaan over de uitkomst. Voor elke categorie kun je vijf punten behalen. Het kan zijn dat wanneer je aanvraag ruim boven de threshold zit, je nog afgewezen wordt. 

7. De uitbetaling
Direct na de contractstart wordt door Horizon 2020 al een deel van de subsidie betaald, waardoor een positieve castflow ontstaat. Per achttien maanden moet de voortgang worden gerapporteerd en volgt er een nieuwe betaling. Van het totaal toegekende subsidiebedrag wordt er vijftien procent opzijgelegd, omdat er eerst aan alle rapportageverplichtingen voldaan moet worden. Slechts een miljoen van het totale bedrag zit in hardware kosten. 

Wil je dit echt?
Gemeentes moeten goed nadenken of ze dit echt willen. Een lange adem is nodig als je een aanvraag doet, er is immers veel tijd en geld voor nodig. Niet alleen grote gemeentes maken kans, als er in andere gemeentes veel impact te behalen valt, maakt zo’n gemeente ook een kans. Je kunt je als gemeente ook aansluiten als volgstad, voordelig omdat je niet verantwoordelijk bent voor het hele voorproces, nadelig omdat het moeilijk is om het juiste samenwerkingsverband te vinden. Daarvoor is het nodig om veel te netwerken. Speciale informatiedagen waar aansluitend brokerages, een soort match making-events,  worden georganiseerd in Brussel vormen hier een goede gelegenheid voor. De RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) raadplegen is ook verstandig, want daar hebben ze verschillende mensen zitten met informatie van binnenuit. 

Horizon 2020
Horizon 2020 is het programma van de Europese Commissie om Europees onderzoek en innovatie te stimuleren. Het totaalbudget voor de periode 2014-2020 is ongeveer 80 miljard euro. Horizon 2020 loopt sinds 1 januari 2014 en is de opvolger van het Zevende Kaderprogramma (KP7). Met Horizon 2020 willen de Europese Commissie en de Nederlandse overheid wetenschap en innovatie stimuleren in het bedrijfsleven en de academische wereld. Zo kunnen zij het concurrentievermogen van Europa vergroten. Daarnaast willen zij het bedrijfsleven en de academische wereld uitdagen om samen oplossingen te bedenken voor maatschappelijke vraagstukken die in heel Europa spelen. Bijvoorbeeld voor klimaatverandering, vergrijzing, voedselveiligheid en betaalbare duurzame energie. 
Op www.ruggedised.eu vindt u alle informatie over de projecten die binnen dit programma worden uitgevoerd.